Nilai Kinerja Tidak Naik dari Rapat. Naiknya dari Data yang Sudah Kamu Punya.

Hasil evaluasi kinerja keluar, nilainya 2,6 lagi, dan kategorinya kurang sehat lagi. Rapat digelar, rencana perbaikan disusun, dan isinya hampir bisa ditebak sebelum dibuka: turunkan kehilangan air. Tahun depan nilainya 2,63.

Bukan karena rencananya salah. Menurunkan kehilangan air memang pekerjaan yang benar. Cuma dia bukan satu-satunya yang dinilai, dan kebetulan dia yang paling mahal dan paling lambat memberi hasil. Sementara ada beberapa indikator lain yang nilainya hilang bukan karena operasionalmu buruk, tapi karena tidak ada yang mencatatnya dengan rapi.

Tulisan ini membuka isi penilaiannya satu per satu: bobotnya, ambang nilainya, dan indikator mana yang paling murah digerakkan. Semuanya dari petunjuk teknis yang dipakai penilainya sendiri, jadi kamu bisa menghitung nilaimu sendiri tanpa menunggu hasil audit.

Nilainya dihitung begini, dan tidak ada yang rahasia

Penilaian kinerja BUMD Air Minum memakai metode balance scorecard, dan dasarnya Keputusan Kepala BPPSPAM Nomor 002/KPTS/K-6/IV/2010. Bentuknya empat aspek yang dipecah jadi delapan belas indikator.

Tiap indikator dibandingkan dengan nilai standar di petunjuk teknis, lalu diberi angka 1 sampai 5. Nilai 4 atau 5 masuk kategori baik; 1, 2, atau 3 kurang baik. Angka itu dikalikan bobot masing-masing, lalu semuanya dijumlahkan jadi satu nilai akhir. Ambangnya cuma tiga:

Sehat

Nilai kinerja di atas 2,8.

Kurang Sehat

Nilai kinerja 2,2 sampai 2,8.

Sakit

Nilai kinerja di bawah 2,2.

Jarak dari kurang sehat ke sehat itu kurang dari satu poin penuh. Sering cuma dua atau tiga indikator yang naik satu tingkat. Itu sebabnya penting tahu indikator mana yang kamu tinggalkan begitu saja.

Kenapa rencana perbaikan sering salah sasaran

Kehilangan air memang berada di aspek operasional, aspek yang bobotnya paling besar. Tapi dia satu dari lima indikator di aspek itu. Empat lainnya efisiensi produksi, jam operasi layanan, tekanan air pelanggan, dan penggantian meter air pelanggan.

Menurunkan kehilangan air butuh meter induk, neraca air, pembentukan District Meter Area, tim pencari kebocoran, dan komitmen bertahun-tahun. Satu penelitian di Perumda Air Minum Tirta Moedal Semarang berhasil menurunkannya dari 39 persen ke 26 persen di satu SPAM, dan itu memakai tim khusus, data logger, serta satu model kerja yang dijalankan sampai selesai. Hasilnya bagus. Cepat dan murah, tidak.

Sementara di aspek yang sama ada indikator yang jauh lebih sederhana, dan justru itu yang paling banyak ditinggalkan.

Indikator yang paling murah digerakkan

Buku kinerjanya menyebut dua penyebab, dan keduanya jujur. Pertama, tidak ada anggaran untuk membeli meter. Kedua, manajemen belum tahu pentingnya meter pelanggan, jadi tidak punya program pemeriksaan kondisi meter sama sekali.

Penyebab kedua itu yang menarik, karena memperbaikinya tidak butuh anggaran pengadaan. Program pemeriksaan kondisi meter cuma butuh daftar: meter mana yang usianya sudah lewat lima tahun, mana yang buram, mana yang jarumnya tidak bergerak. Kalau daftar itu ada, penggantian bisa diprioritaskan dan dianggarkan dengan alasan yang bisa dipertahankan di depan pemilik. Kalau daftarnya tidak ada, yang diajukan cuma permintaan anggaran tanpa dasar, dan biasanya dipangkas.

Lalu ada aspek yang paling sering dilupakan sama sekali.

Aspek Sumber Daya Manusia bobotnya 15 persen dan isinya tiga indikator: rasio pegawai, rasio diklat pegawai, dan rasio beban diklat pegawai. Dua dari tiga itu soal pelatihan, dan yang dinilai catatannya. Perumda yang rutin mengirim pegawai ikut pelatihan tapi tidak pernah merapikan catatannya akan kehilangan nilai untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.

Di mana sistem membantu, dan di mana tidak

Aqora menyusun penilaian kinerja BPPSPAM sendiri dari data harian yang sudah kamu kumpulkan. Bukan sebagai laporan yang diketik ulang tiap tahun menjelang audit, tapi sebagai angka yang bisa kamu lihat kapan saja.

Delapan belas indikatornya tersusun dari data operasional harian

Artinya kamu tahu nilaimu sekarang, bukan sembilan bulan lagi. Rencana perbaikan yang disusun bulan Maret jadi punya dasar, bukan tebakan.

Indikator yang datanya belum lengkap ditandai kosong

Tidak ditaksir diam-diam. Artinya kolom kosong itu sendiri jadi daftar pekerjaan, dan biasanya di situlah nilai yang paling mudah diambil.

Kondisi tiap meter pelanggan ikut tercatat dari fotonya

Petugas memotret meter tiap bulan, dan kondisi fisiknya ikut terbaca. Artinya daftar meter yang perlu diganti tersusun sendiri dari pekerjaan yang toh sudah dilakukan, bukan dari survei terpisah yang harus dibiayai.

Koreksi dicatat sebagai perbaikan baru, bukan menimpa data lama

Artinya waktu auditor bertanya dari mana satu angka datang, jawabannya ada, lengkap dengan kapan dan oleh siapa diubah.

Yang tidak bisa dipercepat

Nilainya tidak bisa diatur. Penilaian kinerja disusun bersama BPKP dari laporan keuangan dan laporan teknis yang diaudit. Tidak ada perangkat lunak yang bisa menaikkan nilai tanpa operasionalnya benar-benar berubah, dan kalau ada yang menjanjikan itu, jangan dibeli.

Aspek keuangan bergerak paling lambat. Return on equity, rasio operasi, rasio kas, efektivitas penagihan, solvabilitas. Lima indikator itu mengikuti kondisi keuanganmu yang sebenarnya, dan kondisi itu sering ditentukan tarif yang bukan kamu yang menetapkan.

Cakupan pelayanan butuh belanja modal. Menambah sambungan berarti menambah jaringan. Tidak ada jalan pintas administratif untuk indikator ini.

Data harian yang rapi baru berguna setelah setahun. Sistem yang dipasang bulan ini tidak bisa memperbaiki laporan tahun buku yang sedang berjalan. Yang dia perbaiki tahun berikutnya.

Yang biasanya ditanyakan sebelum memutuskan

Kami sudah punya aplikasi billing, apa bedanya?

Aplikasi billing menyimpan hasil: berapa kubik, berapa rupiah. Yang biasanya tidak dia simpan itu asal-usul angkanya. Kalau billing-mu sudah menyimpan foto, titik lokasi, jam kunjungan, dan riwayat koreksi tiap pembacaan, sebagian besar isi tulisan ini tidak berlaku untukmu.

Kami cuma punya delapan ribu sambungan, terlalu kecil?

Biayanya mengikuti jumlah sambungan aktif, jadi yang kecil membayar lebih kecil. Tapi terus terang, di bawah jumlah tertentu pekerjaan yang sama bisa diselesaikan dengan disiplin pencatatan dan satu orang yang teliti. Ceritakan dulu angkanya sebelum memutuskan.

Bagaimana kalau pemilik tidak menyetujui anggarannya?

Itu sering terjadi, dan biasanya karena yang diajukan berupa permintaan, bukan hitungan. Kerjakan dulu langkah di bawah ini. Nilai kinerja yang dihitung sendiri, lengkap dengan indikator mana yang nol dan kenapa, jauh lebih sulit ditolak daripada proposal.

Kami di luar Jawa, apakah bisa didampingi?

Bisa, dan sebagian besar pekerjaannya memang jarak jauh. Yang tidak bisa jarak jauh itu pelatihan petugas lapangan di awal.

Hitung nilaimu sendiri minggu ini

Ini bisa dikerjakan satu orang dengan laporan tahun lalu dan satu lembar kerja. Gratis, dan hasilnya punyamu.

• Tulis delapan belas indikatornya jadi satu daftar. Lima keuangan, lima pelayanan, lima operasional, tiga SDM. Buku kinerja yang saya tautkan di bawah memuat namanya satu per satu.
• Isi yang datanya kamu punya, kosongkan yang tidak. Jangan ditaksir. Kolom kosong itu justru temuan yang kamu cari.
• Hitung berapa banyak kolom kosong, lalu kalikan bobotnya. Itu nilai yang hilang bukan karena kinerjamu, tapi karena datanya tidak pernah dikumpulkan. Angka ini biasanya lebih besar dari dugaan.
• Cek satu indikator yang paling sering terlupa: penggantian meter pelanggan. Berapa meter yang kamu ganti tahun lalu, dibagi jumlah sambungan aktif. Kalau hasilnya di bawah 15 persen, kamu bersama 72,8 persen yang lain.
• Bandingkan nilai hitunganmu dengan hasil evaluasi resmi terakhir. Kalau selisihnya jauh, yang perlu diperbaiki lebih dulu pencatatannya, bukan operasionalnya. Soal pencatatan lapangan saya tulis terpisah di tulisan soal tagihan yang diprotes.

Kerjakan langkah kedua dulu. Daftar kolom kosong itu, sepanjang apa pun hasilnya, adalah rencana perbaikan yang selama ini kamu susun dengan menebak.